Strategischer Einkauf

Mehr als nur Einkaufsstrategien

Strategischer Einkauf - Einführung - Was, warum, wie...?

Was ist strategischer Einkauf? Eine Definition

Der strategische Einkauf umfaßt alle strategischen, d.h. alle lang- und mittelfristig wirkenden, Tätigkeiten im Einkauf. Darunter zählen:

Davon abgegrenzt wird der operative Einkauf, der die Versorgungssicherheit des Unternehmens kurzfristig sicherstellt. Diese Ansätze, Konzepte bzw. Prozesse beziehen sich sowohl auf Konzerne als auch auf den Mittelstand.

Warum strategischer Einkauf?

Der strategische Einkauf bietet 7 Vorteile:

  • Optimale Ausrichtung der Ziele des Einkaufs an die Ziele des Unternehmens durch Einkaufsstrategien bzw. Beschaffungsstrategien
  • Mehr Motivation und Wirksamkeit der Mitarbeiter im Einkauf durch Zielklarheit
  • Hervorragende Steuerung des Einkaufs durch Einkaufscontrolling statt Blindflug
  • Hohe Transparenz über Einkaufsdaten und Risiken als Basis für das Einkaufscontrolling durch Einkaufsdatenmanagement
  • Mehr Versorgungssicherheit durch Risikominimierung in der Supply Chain 
  • Mehr Innovationen durch stärkere Einbindung der Lieferanten in den Produktentwicklungsprozess
  • Höheres Nutzen-/ Kostenverhältnis durch ein Umdenken des Einkaufs, dass nicht nur niedrige Preise und Kosten für ein gutes Verhandlungsergebnis zählen, sondern das beste Nutzen-Kosten-Verhältnis.

Wie wird Ihr Einkauf noch strategischer?

Am besten Sie starten mit der Einkaufsstrategie. Sie haben schon eine Einkaufsstrategie? Umso besser, dann ist jetzt eine hervorragende Gelegenheit, diese zu überprüfen, zu aktualisieren und zu verfeinern...

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Einkaufsstrategien sind die Basis für eine langfristig hohe Einkaufsperformance.

Was ist eine Einkaufsstrategie?

Die Einkaufsstrategie beinhaltet am besten

  • das Zielbild (Vision) des zukünftigen Einkauf, das so attraktiv wie möglich ist,
  • den Kernauftrag (Mission) des Einkaufs, den der Einkauf zukünftig erfüllen wird,
  • die wesentlichen Werte und Prinzipien, die die gesamte Mannschaft einschliesslich Führungskräfte des Einkaufs leitet,
  • die Meilensteine der Reise, an denen auch mal die erreichten Erfolge gefeiert werden dürfen,
  • die Maßnahmen, wie diese Meilensteine erreicht werden, z.B. Verbesserung bestimmter Einkaufsprozesse, bessere Verteilung der Aufgaben auf die verschiedenen Einkaufsabteilungen, Erhöhung der Transparenz oder Einführung von innovativen Methoden
  • die Kennzahlen, um die Wirksamkeit dieser Maßnahmen zu messen und die für die Steuerung des Einkaufs entscheidend sind
  • die Zielgrößen bezogen auf diese Kennzahlen, die möglichst ambitioniert und trotzdem realistisch sind,
  • die Kompetenzen, die noch entwickelt oder eingekauft werden müssen, um die Ziele zu erreichen.
  • den Kommunikationsplan, damit jeder Stakeholder weiss, was der Einkauf zukünftig vorhat.

 Darüberhinaus gibt es spezielle Strategien bzw. Konzepte für

Warum eine Einkaufsstrategie? 

Mit einer guten Einkaufsstrategie (idealerweise umfaßt sie alle 9 Punkte von oben) gestalten Sie Ihren Einkauf der Zukunft. Anstatt Getriebener zu sein, werden Sie Gestalter Ihrer beruflichen Zukunft.

Wie kommen Sie zur Einkaufsstrategie? 

Sie kommen mit folgenden 5 Schritten ans Ziel:

  • Tiefes Verständnis Ihrer Unternehmensstrategie, einschliesslich Geschäftsmodell, unter anderem mit Ihren Kundensegmenten und Ihrem Kundennutzen
  • Bilanz ziehen über die vergangenen 1-3 Jahre: Was ist gut gelaufen? Was nicht so sehr? Warum wurden welche Ziele erreicht und andere vielleicht nicht?
  • Wichtige Analysen und Recherchen: Als Klassiker die SWOT-Analyse, Spend- (Ausgaben-) Analysen, Analysen der wichtigsten Beschaffungsmärkte, Recherchen u.a. zur Aufstellung des Einkaufs in vergleichbaren Einkaufsorganisationen
  • Entwicklung der Einkaufsstrategie entsprechend der 9 Punkte von oben
  • Aufbau von Einkaufscontrolling

Controlling macht die Einkaufsstrategien realistisch und die Beschaffung performanter.

Was ist Einkaufscontrolling? Was ist Beschaffungscontrolling?

Einkaufscontrolling steuert den Einkauf von Materialien und Dienstleistungen, Beschaffungscontrolling zusätzlich die Logistik einschliesslich Lagerhaltung. Dieser Prozess umfasst die Phasen Aufbau, Anwendung und kontinuierliche Verbesserung. Es basiert auf den in der Einkaufs- bzw. der Beschaffungsstrategie abgestimmten Kennzahlen und Zielgrößen.

Warum Controlling des Einkaufs (bzw. der Beschaffung)?

Damit sind Sie in der Lage, Ihren Einkauf mit Hilfe von hilfreichen Daten, intelligenten Auswertungen und guter Kommunikation zielorientiert zu steuern. Sie erreichen deutlich mehr Sicherheit, dass Sie die von Ihnen entwickelten Ziele erreichen und damit Ihrem Zielbild spürbar immer näher kommen bis Sie es erreichen.

Für einige Unternehmen ist es nach wie vor sehr entscheidend, sich massiv um das Problem "Maverick Buying" zu kümmern. Darunter wird das "Einkaufen am Einkauf vorbei" verstanden. Zudem wird es immer wichtiger, den Wertbeitrag (Value) des Einkaufs zu messen und zu vermarkten. Das Einkaufscontrolling und die Einkaufsleitung haben eine besondere Verantwortung, die richtigen Botschaften an die unterschiedlichen Stakehoder zu senden. 

Wie läuft der Controlling Prozess?

Beim Aufbau des Controlling-Systems kommt es zunächst darauf an, die richtigen Datenquellen für die Ermittlung zu identifizieren und anzuzapfen ("Extraction"). Danach werden die Daten aufbereitet und bereinigt ("Transformation") und in ein vorhandenes oder auszuwählendes IT System hochgeladen ("Load"). Dieser Prozess nennt sich deshalb ETL-Prozess (Extraction, Transformation, Load).

Je nach IT System sind bestimmte Kennzahlen schon standardmäßig eingerichtet, für andere Kennzahlen muss dieser Schritt noch vollzogen werden. Es ist dabei hilfreich, zwischen "Key Performance Indicators" (KPI's), "Performance Indicators" sowie "Indicators" zu unterscheiden. Während KPI´s in der Einkaufsstrategie definiert sind und auf denen hoher Fokus liegt, da Ziele vereinbart werden, liefern die anderen beiden Formen weitere wichtige Informationen zur Einkaufsleistung sowie allgemeinerer Art.

Ebenfalls wichtig ist die korrekte Messung der Informationen, die Auswahl geeigneter Instrumente (z.B. der Klassiker ABC-Analyse) sowie der Art, des Formats und der Inhalte des Reportings. Neben der Darstellung der Kerninformationen sind die Interpretationen, Kommentare und Empfehlungen wichtig für den Erfolg des gesamten Systems. Denn entscheidend ist, dass Soll-Ist-Abweichungen zu Konsequenzen führen und Maßnahmen vereinbart, konsequent umgesetzt und überprüft werden. Mögliche Maßnahmen könnten die Einführung von Strategischem Verhandlungsmanagement sein oder die Strategische Beschaffung (Strategic Sourcing) von Warengruppen.

Strategisches Verhandlungsmanagement ist eine der wirksamsten Methoden im strategischen Einkauf.

Was ist strategisches Verhandlungsmanagement?

Strategisches Verhandlungsmanagement ist ein Prozess, der die Planung, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Verhandlungen umfasst, die sehr frühzeitig und intensiv vorbereitet werden müssen, damit sich mehr Erfolg einstellt. Dabei können entweder alle Verhandlungen diesen Prozess durchlaufen oder nur ausgewählte, sehr kritische Verhandlungen.

Warum strategisches Verhandlungsmanagement?

Der Verhandlungserfolg im Einkauf hängt häufig immer noch von der Kompetenz und dem Engagement der einzelnen Einkäufern ab. Dies zeigt sich besonders in der Qualität der Vorbereitung.  Um den Verhandlungs- und damit den Einkaufserfolg für den gesamten Einkauf abzusichern, können Sie einen Prozess zu definieren mit Vorlagen und Beispielen an Ergebnissen, die Sie erwarten. Durch die Verknüpfung von digitalen Tools, wie z.B. einer E-Mail Marketing Software, Webinar-Software, einem digitalen Kalender-Tool und Microsoft Teams, läßt sich der Prozess sehr effizient gestalten. Mit zunehmenden Verhandlungserfolgen durch die zugrundeliegende Systematik steigt die Akzeptanz, Sicherheit und Motivation bei den Verhandlungsteams. Ihre Verhandlungskompetenz stellen Sie auf die nächste Ebene. Damit gewinnen Sie als Verantwortlicher für den Einkauf mehr Sicherheit, auch Ihre ambitionierteren Einkaufsziele erreichen.

Wie läuft strategisches Verhandlungsmanagement? 

Das strategische Verhandlungsmanagement läuft in 4 Phasen:

  • Planung: Basis in dieser ersten Phase sind grundlegende Analysen wie z.B. das Erstellen einer Übersicht Ihrer Lieferanten u.a. mit Einkaufsvolumen, Rahmenverträgen und mit Datum der letzten Verhandlung, den Verhandlungsergebnissen sowie der letzen Lieferantenbewertung und Einordnung in Ihr Klassifizierungssystem. Sie können dann die Lieferanten auswählen, die nicht in den Prozess aufgenommen werden, z.B. Lieferanten, mit denen in Zukunft sehr wahrscheinlich nicht mehr zusammengearbeitet wird. Es folgen die Festlegung der Erwartungen hinsichtlich Einsparungen in % und in Euro, die Priorisierung und Einteilung der Lieferanten in Wellen, die Festlegung der Meilensteine pro Welle, die Auswahl der Methoden wie z.B. Parallelverhandlungen oder Lieferantentage, Konkretisierung der Vorgehensweise anhand von Vorlagen und Beispielen der erwarteten Ergebnissen sowie die Sicherung der notwendigen Ressourcen auch ausserhalb des Einkaufs. Wichtig sind auch Prinzipien wie "auch wenn wir hart verhandeln, so agieren wir immer auf Augenhöhe mit unseren Lieferanten", die leitenden Charakter im gesamten Prozess haben. Entscheidend für den Erfolg ist zudem die Einbindung des Top Managements als Wegbereiter, Unterstützer und ggf. Vortragender bei den geplanten Webinaren.
  • Vorbereitung: In der Vorbereitungsphase werden die Lieferanten näher unter die Lupe genommen, Ziele, Strategien und Taktiken entwickelt und die erfolgsversprechendsten Hebel ausgewählt. Argumente und Gegenargumente werden gesammelt, die Agenda mit entsprechender Dramaturgie aufgestellt. Auch die Rollenverteilung der einzelnen Verhandlungs-Teammitglieder werden besprochen und in Rahmen von virtuellen Rollenspielen eingeübt.
  • Durchführung: Diese Phase startet mit der Information und Motivation der Lieferanten, sich Gedanken über Kosteneinsparungspotenziale zu machen und und konkrete Vorschläge für Maßnahmen mitzuteilen. Es folgen Vorverhandlungen, dann die Hauptverhandlung und ggf. noch Nachverhandlungen.
  • Nachbereitung: Hier werden die Ergebnisse endgültig gesichert durch das Abschliessen von Verträgen und Kommunikation an das Einkaufscontrolling bzw. Eingabe in entsprechende IT-Systeme. Alle in den Beschaffungsprozessen involvierten Mitarbeiter und Führungskräfte sollten gezielt informiert werden. Nach dem Motto: "Tue gutes und rede darüber". Interne Maßnahmen, wie z.B. Verbesserung der Abläufe oder der Kommunikation mit den Lieferanten, werden initiiert und dem Einkaufscontrolling übergeben. Wichtig ist das Zusammentragen der Lessons Learned, um im nächsten Durchlauf noch bessere Ergebnisse zu erzielen.

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Strategische Beschaffung schafft deutlich mehr Kundennutzen und/oder erhebliche Kostenreduzierung.

Was bedeutet strategische Beschaffung von Warengruppen?

Die strategische Beschaffung von Warengruppen unterscheidet sich von der operativen Beschaffung von Materialien und Dienstleistungen durch einen frühzeitigen Start und eine systematische Vorgehensweise mit folgenden Phasen

  • Analyse der Märkte, Lieferanten, Kosten und auf die Zukunft ausgerichtete Bedarfsstrukturen auf der Basis einer möglichst hohen Datentransparenz von externen und internen Datenquellen
  • Entwicklung der Warengruppenstrategien, ggf. einschließlich Logistik-Konzept
  • Vorbereitung, Durchführung und Auswertung von (am besten elektronischen) Ausschreibungen -> eRFx)
  • Verhandlungen bzw. Vergaben (z.B. im Rahmen von elektronischen Auktionen -> eAutions)
  • Vertragsgestaltung

 Generell wird die Strategische Beschaffung seitens des Einkaufs vom Warengruppenmangement (Category Management) übernommen.

Warum strategische Beschaffung?

Gerade wenn neue Lieferanten eingesetzt werden oder der Druck auf bestehende Lieferanten erhöht werden soll, bietet sich diese Methode an. Nach dem Motto "Augen auf bei der Partnerwahl" gibt dieser Prozess mehr Sicherheit, das beste Nutzen-Kosten-Verhältnis einzukaufen. In einigen Warengruppen (z.B. IT) können erhebliche (> 30%) Einsparungen erzielt werden und gleichzeitig der Nutzen durch Leistungssteigerung erhöht werden. Gerade im direkten Einkauf kann das in einem deutlich positiveren Nutzen-Kosten-Verhältnis resultieren.

Wie läuft der Prozess der strategischen Beschaffung?

1. Analysen:

Im Rahmen der Analysen werden üblicherweise als "Best Practice" gängige Analytics und Anwendungen zur künstlichen Intelligenz eingesetzt. Es werden sowohl interne (z.B. Spend und Demand Forecast pro Warengruppe und Lieferant) als auch externe Daten (z.B. Markt- und Lieferanteninformationen) verarbeitet. Häufig finden ähnliche Methoden Anwendung wie im Einkaufscontrolling. Schnell Erkenntnisse aus den Daten zu erhalten, die dann in die Warengruppenstrategien einfließen, gilt als deutlicher Vorteil.

2. Sourcing Strategien:

Auf Basis von bestimmten Parametern (z.B. Marktmacht der Nachfrage- und Angebotsseite) sowie zur Grunde liegende Basisstrategien (wie z.B. "Competitive Bidding") lassen sich warengruppenspezifische Strategien und Hebel ableiten. Allerdings sollte der strategische Einkäufer generell für alle Hebel offen sein, die er nutzen kann, um das bestmögliche Nutzen-Kostenverhältnis einzukaufen.

3. Ausschreibungen:

Schon seit Jahren werden im Einkauf elektronische Ausschreibungsplattformen genutzt, um nicht nur den Kommunikationsprozess sicherer und effizienter zu gestalten, sondern um das Ergebnis der Angebotsauswertung möglichst "auf Knopfdruck" zu erhalten. 

4. Verhandlungen bzw. Vergaben:

Hier bietet sich eine ähnlich intensive Vorbereitung wie beim Strategischen Verhandlungsmangement an. Vergaben oder elektronische Auktionen sollten nur durchgeführt werden, wenn Wettbewerb zwischen den Lieferanten herrscht und eine hohe Bereitschaft besteht den Zuschlag dem besten Lieferanten zu geben, auch wenn dies ein Lieferantenwechsel bedeutet.

5. Vertragsgestaltung:

Auch wenn üblicherweise in den Ausschreibungen schon Vertragsentwürfe oder zumindest der Standard vorgegeben ist, gilt es nun, die Ergebnisse der Verhandlungen bzw. Vergaben zu sichern. Mögliche Risiken müssen rechtzeitig erkannt und entsprechend im Vertrag minimiert werden.

Lieferantenmanagement ist der Treiber für noch mehr Kundennutzen und weitere Kostenreduzierung

Was ist Lieferantenmanagement?

Auch wenn in einigen Unternehmen der Begriff etwas anders definiert wird, umfasst hier das Lieferantenmanagement die

  • Auswahl,
  • Bewertung,
  • Klassifizierung und
  • Entwicklung von Lieferanten.

Je nach Phase kommen unterschiedliche Instrumente zum Einsatz. 

Warum Lieferantenmanagement?

Lieferantenmanagement übt einen weiteren hohen Einfluss auf mehr Kundennutzen und/ oder weitere Kostenreduzierung aus. Mit einem Fokus auf die besten Lieferanten nach den im Unternehmen gültigen Kriterien der Lieferantenbewertung sowie geeigneten Maßnahmen kann der Nutzen für den Kunden erhöht werden zum Beispiel im Rahmen mit Entwicklungsworkshops gemeinsam mit Lieferanten und Kunden. Zusätzlich lassen sich gleichzeitig Kosten reduzieren und mit dem Ziel der Kostenminimierung spezielle Workshops durchführen.

Wie funktioniert Lieferantenmangement? 

Lieferantenauswahl

Die Auswahl der Lieferanten erfolgt idealerweise entzerrt vom konkreten kurzfristigen Bedarf. Es sind hier drei wesentliche Schritte zu unterscheiden:

  • das (digitale) Marketing für die Gewinnung von neuen Lieferanten
  • die Registrierung der interessierten Lieferanten auf einer Lieferantenportal-Plattform oder einfach per E-Mail
  • deren ggf. mehrstufige (Prä-)qualifizierung als zukünftige Liefernaten

Lieferantenbewertung

Die Bewertung von Lieferanten ist in der ISO9001 gefordert und hilft Transparenz über die Leistung der Lieferanten zu erhalten. Die Ergebnisse der Lieferantenbewertungen gehen in die folgenden Schritte Lieferantenklassifizierung und Lieferantenentwicklung ein.

Lieferantenklassifizierung

Anhand bestimmter Kritieren (z.B. Ergebnis der Lieferantenbewertung, Ausgabevolumen (Spend), Abhängigkeit) werden Lieferanten in verschiedene Klassen unterteilt. Diese Unterteilung hilft bei der Fokussierung auf Entwicklung im nachfolgenden Schritt. Anhand von zwei bis drei Dimensionen lassen sich Portfolios der Lieferanten darstellen.

Lieferantenentwicklung

Die Entwicklung der Lieferanten kann verschiedene Ausprägungen mit unterschiedlichen Schwerpunkten haben:

  • Prozessseitige Integration mit dem Ziel der Prozesskostensenkung
  • Vom Unternehmen begleitete Verbesserungsprojekte auf Lieferantenseite mit dem Fokus auf Leistungsverbesserung und/ oder Kostensenkung beim Lieferanten
  • Eigene Verbesserungsprojekte nach Vorschlägen von Lieferanten mit unterschiedlichen Zielsetzungen, z.B. Kostenreduzierungen
  • Gemeinsame Verbesserungsprojekte mit dem Schwerpunkt auf Innovationen und/oder Kostensenkungen gemeinsam mit der Produktentwicklung

Risikomanagement im Einkauf ist unverzichtbar für die Erhöhung der Versorgungssicherheit

Was ist Risikomanagement?

Ziel von Risikomanagement ist der kontrollierte und effektive Umgang mit Risken. Unter einem Risiko versteht man den möglichen Eintritt eines Ereignisses, welches die Erreichung bestimmter Ziele, die auf der Grundlage unvollkommender Erwartungen gebildet wurden, negativ beenflust.

Warum Risikomangement im Einkauf?

Im Einkauf wird Risikomangement eingesetzt, um die Versorgungssicherheit von Lieferungen und Leistungen zu erhöhen.

Wie geht Risikomanagement?

Risikomanagement ist ein Prozess, der aus den folgenden Schritten besteht:

  • Identifikation von Beschaffungsrisiken: Interviews mit Führungskräften aus den Bereichen, FMEA-Analysen (Failure Mode and Effects Analysis, deutsch Fehlermöglichkeits- und -einflussanalysen oder kurz Auswirkungsanalysen), Einteilung in die RisikogrupppenLieferantenrisiken, die alle Risiken die aus Störungen der der Lieferungs- und Leistungsfähigkeit der Lieferanten resultierenMaterialrisiken, die alle Risiken aus den Bereichen Qualität und Technologie, beinhalten, z.B. wenn Materialien nicht in der geforderten Qualität oder Quantität geliefert werdenLogistikrisiken, die alle Risiken des Transports sowie Risiken, dei sich aus Störungen der Lieferkette (Supply Chain) umfassen, gerade wenn Lieferketten global, komplex und verzweigt sindMarkt- und Länderrisiken, die alle Risiken auf den Beschafungsmärkten einschliessen, z.B. Währungs- oder PreisschwankungenProzessrisiken, die alle Risiken beeinhalten, die in Zusammenhang mit Prozessen oder Personen entstehen, z.B. wenn Aufgabenbereiche unklar voneinander abgegrenzt sind
  • Bewertung der Beschaffungsrisiken: Darstellung in einer Risikomatrix nach den Dimensionen Schadenserwartungswert und Eintrittswahrscheinlichkeit
  • Steuerung der Beschaffungsrisiken durch Risikovermeidung, Risikoverminderung, Risikoabwälzungen oder Risikoakzeptanz
  • Risikokontrolle: Kontinuierliche Verfolgung der Risikoentwicklung sowie die Überprüfung der Zielkonformität der angewendeten Maßnahmen und Instrumente.

Erfolgsfaktoren

Folgende Faktoren haben sich in der Praxis als besonders wichtig für den Erfolg des strategischen Einkaufs herauskristallisiert:

  • Starkes Prozessmanagement, d.h. Definition, aktuelle Dokumentation und gute Kommunikation der strategischen Beschaffungsprozesse mit klaren Verantwortlichkeiten, IT-Systemen und Arbeitshilfen und Optimierung von Beschaffungsprozessen.
  • Starkes Projektmanagement, je nach Projekt in klassischer oder agiler Ausrichtung
  • Starkes Change Management einschließlich Veränderungsorganisation, Kommunikation und Personalentwicklung
  • Starke Führung und Zusammenarbeit innerhalb und ausserhalb des Einkaufs
  • Starke Personalentwicklung

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